Решения для DHL

Система «Подготовки авансовой отчетности»

Система «Подготовки авансовой отчетности» была реализована и внедрена в эксплуатацию менее, чем за 6 месяцев.

Функции системы

• ввод и хранение в системе авансовых документов (электронные формы созданных документов и отсканированные копии отчетной документации);
• электронное согласование авансовых документов. Ведение статусов документов, определяющих их текущее состояние («Утвержден», «Отклонен», «Распечатан» и пр.);
• вывод на печать всех форм авансовых документов;
• формирование отчетов установленной формы;
• выгрузка данных по авансовым отчетам в систему финансового учета;
• ведение и постоянная синхронизация справочников с системами Заказчика (системой учета персонала UMS и др.);
• обеспечение распределения прав доступа к данным.

Эффекты от внедрения

Сокращены временные и трудовые издержки на согласование авансовых документов.

Прозрачность схемы движения авансовых документов. В каждый момент времени уполномоченный пользователь может получить информацию о местонахождении и статусе любого авансового документа, зарегистрированного в системе.

Уменьшение количества ошибок и опечаток при заполнении авансовых документов. Применение системы позволило внедрить необходимые ограничения и проверки, которые срабатывают при заполнении документов.

После внедрения системы сотруднику бухгалтерии нет необходимости вручную вбивать данные, проверять и рассчитывать их. Вся необходимая информация заносится и корректируется в процессе создания и утверждения документов.

Кадровые изменения в компании автоматически отражаются в системе учета авансовых документов. Уволенные, принятые на работу и поменявшие должность или отдел сотрудники DHL автоматически меняют свой статус в системе при синхронизации кадровых справочников.

Оценка заказчика

«…Разработанная система находится в боевой эксплуатации, и приносит определенные дивиденды, привнеся удобство в столь, казалось бы, тягостный для большинства сотрудников процесс, как составление авансовых отчетов. Сотрудники всех российских отделений компании, расположенных во многих регионах России  от Санкт-Петербурга до Дальнего Востока, пользуются разработанной системой, находясь как на своих рабочих местах, так и в командировках по всему миру везде, где есть возможность подключения к корпоративному порталу DHL.

Система интуитивно понятна, включает в себя развитую систему подсказок, что позволяет большинству сотрудников компании работать с модулем без технической поддержки со стороны IT-подразделения компании. Двуязычный интерфейс системы дает возможность иностранным сотрудникам DHL работать с модулем на английском языке и регистрировать командировочные расходы для формирования необходимой бухгалтерской отчетности…”

Директор департамента информационных технологий компании DHL